Terms of Reference (ToR) for Meeting and Minute Taking

1. Purpose

To facilitate decision-making, assign actions, and discuss key issues.

2. Participants and Roles

• Chairman: Responsible for leading the meeting

• Executive Team (ET): Responsible for convening the meeting and providing views on key decisions.

• Advisors: Providing advice on different topics .

• Members: Contributing to discussions and decisions.

• Other Non-Members: invited on an as-needed basis to address specific agenda items.

• Minute Taker: Responsible for documenting the key decisions reached, actions arising and the action owners

3. Meeting Frequency and Timing

As needed for urgent matters, project updates, or relevant issues, with at least 12 hours' notice provided.

4. Minute Taking and Distribution

• Responsible for documenting:

  • Decisions made

  • Actions assigned and their respective owners

  • Any issues raised and discussed

• Participants are expected to review the minutes and provide any feedback or corrections before they are formally approved in the next meeting.

5. Record-Keeping and Access

• Ensure that all meeting records, including agendas, minutes, and supporting documents, are stored securely and updated regularly.

मितिः 02/09/2024

येही मिति ०२/०९/२०२४ का दिन हाम्रो कर्यसिमिति लगाएत केहि सल्लाहकारहरु तथा काउन्सिलर कमल गुरुङको उपस्थितिमा बसेको बैठकले केहि बुँदाहरुमा छलफल गरियो ।

हामीले भर्खरै सम्पन्न नेपाली मेलामा हाम्रो कम्युनिटीको प्रतिनिधित्व गरि हाम्रो समाजको नाम र प्रतिष्ठा उच्च बनाउन सफल भएका साना नानीबाबु साथै उनीहरुलाई अनबरत सहयोग र साथ् दिनुहुने सबैलाई धन्यबाद दिइयो, साथै त्यो कार्यक्रममा आयोजक को तर्फबाट साउण्ड सिस्टम मा केहि कमजोरी भएको ले तेस्को पनि समिक्षा गरियो र आगामी दिनमा एस्तो कमीकमजोरी हुन नदिन सजक हुनुपर्ने धारणा राखियो।

दशैं कार्यक्रम

आउदै गरेको दशैँ कार्यक्रम धुमधामका साथ् सफल पार्नको लागि टेबल बूकिङ्ग को ब्यबस्था गरिएको छ, टेबल बुकिङ्ग को लागि सेप्टेम्बर २८ तारिक सम्म बुकिङ्ग गरिसक्नु पर्ने छ, तेस्पछि भएको बुकिङ्गको टेबल पाउन गाह्रो पर्ने छ, तेसकारण हजुरहरुले जति सक्दो छिटो आफ्नो ठाउ सुरक्षित गर्न अनुरोध गरिन्छ। सिट सिमित छ।

दशैँको पार्टीमा खाना टेबल सर्भिस हुने भएकोले पहिला तोकिएको बफेट वाला £२५ नभई, अब १२ वर्ष भन्दा माथिका सबैलाइ £30 PP र ६ वर्ष देखि १२ वर्ष सम्मकालाइ आधा £15 PP र ५ वर्ष भन्दा मुनिकालाइ फ्री गरिएको छ।

टेबल बूकिंग फर्म आज भोलि मै उपलब्द हुने छ।

नया मेम्बर फ्री अन्तर्गत पछि बनेका हाम्रा आदरणीय सदस्यहरु ( १ नया लाइफ मेम्बर = १ टिकेट फ्री गर्ने निर्णय गरिएको छ अथवा १ नया परिवारबाट १ जना फ्री )

पूर्व योजना अनुसार कार्यक्रम मा उपस्थिति हुन नसक्ने सदस्यले कम्तिमा १ टिकेट किन्नु पर्ने भन्ने नियम हालको लागि खारेज गरिएको छ, र पछि बिमर्श गरिने छ ।

टिकट लिएर कुनै कारणबस उपस्थिती हुन सकिएन भने सो रकम फिर्ता हुने छैन तर त्यो रकम आर्को इभेन्ट को लागि भौचर स्वरूप प्रयोग गर्न सकिने छ।

सम्पूर्ण मेम्बरहरु ५ बजे हलमा आइपुग्न अनुरोध गरिन्छ किनकि स्टार्टर ६ बजे सुरु गरिने छ। गेस्टहरुलाइ ५:३० मा बोलाउने योजना छ।

स्वयम्सेबीहरु हल ब्यबस्थापन गर्न बिहान १० बजे देखि उपस्थिती हुनुपर्ने छ।

धन्यबाद

बर्न्टओक नेपाली समाज

मितिः 24/03/2024

Attendance: 55-60 Members

आज बर्न्टओक नेपाली समाज को अनौपचारिक मिटिंग हाम्रा संस्थाका अध्दक्ष श्री खामिर जंग गुरुङ को सभापतित्व मा सम्पन्न भयो। आजको मिटिंगको बिसेष उद्धेश्य हाम्रो संस्थाको अथक प्रयासपछि आफ्नै मातहतमा हुनेगरी एउटा कम्युनिटी हल प्राप्त हुने भएकोले एस्लाई कसरि संचालन गर्ने भन्ने बारे भएको कुरा सबै सदस्यहरुलाई अबगत गरायौं।

यो हल प्राप्तिको लागि अथक प्रयास, लगनशीलता, लगातार येसैको लागि लगेर आफ्नो सम्पूर्ण समय खर्चेर कहिल्लै नथाक्ने सामाजिक व्यक्तित्व काउन्सिलर श्री कमल गुरुङज्युलाइ बिसेष धन्यबाद !

केहि हल अपडेट

१, यो हलको चाबि अप्रिल २३ हाम्रो संस्थाको हातमा आउने छ।

२ , १३ जुलाई को दिन बिसेष कार्यक्रमका साथ् यो हलको बार्नेटका मेयरद्वारा उद्घाटन हुने भएको छ, र त्यो दिन वाट्लिंग कम्युनिटीले ३००० पाउण्ड सम्म खर्च गर्ने भएको छ।

३, यो हल कम्युनिटी च्यारिटी भएको हुँदा येस्मा रेगुरल कुनै न कुनै च्यारिटीको कार्यक्रम गरिराख्नु पर्ने । यो कार्यक्रम गैर नेपालीको लागि पनि हुन सक्छ। जस्तै कि , होमलेस व्यक्तिहरुलाइ सहयोग , एज युके को कार्यक्रम , अथवा फुड ब्यांकको कार्यक्रम आदि आदि।

४, यो भवनको बर्सिक भाडा £१० पाउण्ड हुने छ , र हामीले बिजुली पानि , फोहोर व्यवस्था , स्टेसनरी आदिको खर्च गर्नु पर्ने हुन्छ।

५, यो भवन हाम्रो मातहत मा हुनेछ जबसम्म हामीले उनीहरुको टर्म्स र कन्डिसनको पालन गर्छौँ।

६, हामीले कुनै च्यारिटी इभेन्ट गरेको चियापानी खर्च पनि उनीहरुले नै ब्योहरने छन्।

We will be asking for Audio Visual equipment to be fitted in the hall so that we can conduct meetings and seminars smoothly.

The Watling community will provide all the furniture too.

बाँकी अपडेट बिस्तारै संस्थाको मिडिया मार्फत गरिने छ।

संस्थाका सदस्यहरुबाट उठाइएका केहि प्रश्न हरु

१, यो हलमा हाम्रा नानी बाबुका बर्थडे कार्यक्रम गर्न पाइञ्छ?

उत्तर : पछिका मिटिंग हरुमा अपडेट गरिने छ किनकि हामीसंग टर्म्स कन्डिसन हात परिसकेको छैन । तरपनि नेपाली स्कुलमा हाम्रा साना बाबुनानीहरुको साधारण बर्थडे मनाउन केहि रोक्थोक हुदैन, हल भाडामा लिएर पार्टी भने गर्न नमिल्ने कुरा जानकारी गराइयो।

२ : हाम्रा सिनियर सिटिजनहरुको लागि हेल्थ क्याम्प , इसोल, नेपाली अंग्रेजी अनुबाद का साथै एक्लोपन, मानसिक चिन्ता, मेन्टल हेल्थ , जीपीमा सहयोगआदिको कार्यक्रम गरिने छ!

Thank you Councillor Mr Kamal Gurung for offering to help our senior citizens to go to GP and supporting them with their communication at any time.

Finally budget update by Treasurer Mr Mahendra Gurung

We took over on the 16th December 2023

The money we took over was : £23694

Current total : £28993

Total life membership 139

मितिः 11/02/2024 शनिबारको दिन

BONCका अध्यक्ष खमिर जङ्ग गुरुड•ज्यूको सभापतित्वमा हिमालयन spice रेस्टुरेन्टमा

सातौँ कार्यसमितिको पहिलो साधारण बैठक संस्थाका पदाधिकारी ज्यूहरु, पूर्व अध्यक्षज्यूहरू , सल्लाहकारज्यूहरू, काउन्सिलर द्वय र साधारण सदस्यज्यूहरूको बाख्लो ऊपस्थितिमा सफलताको साथ सम्पन्न भयो।

बैठकमा ऊपस्थिति हुनु भएका सम्पूर्ण अग्रज,सम्मानित ब्यक्तित्व ज्यूहरु साथै सम्पूर्णलाई महासचिवले स्वागत गर्दै

सभा अध्यक्ष ज्यूको आसन ग्रहण सॅंगै कार्यक्रम संचालन गर्ने अनुमति लिएर औपचारिक बैठक शुभारम्भ गरियो। बैठकमा छलफल गरिने एजेन्डाहरूको अग्रिम जानकारी होस् भन्ने हेतुले हामीले बैठकभन्दा अगाडि उपस्तिथित सम्पूर्णलाई एक एक कपी एजेण्डा बाँडेका थियौ।

सुरक्षा सम्बन्धी जानकारी: उपाध्यक्ष मुरारी थापाज्यूले दिनुभएको थियो।

स्वागत मनतब्यः संस्थाकै अध्यक्ष तथा सभाध्यक्ष खमिर जङ गुरुङले गर्नुभएको थियो।

बैठक दुई चरण गरि संचालन गरिएको थियो।

१) प्रथम चरणः

सबैलाई स्मरण गराऊॅंदै छैठौँ कार्यसमितिको कार्यकालमा चयन हुनु भएका सम्पूर्ण सल्लाहकार ज्यूहरु यथावतमै रहने गरि। केही विशिष्ट र योग्य व्यक्तिहरूलाई सल्लाहकारको रुपमा चयन गरी बैठकमा उपस्थित हुनुहुने सल्लाहकार ज्यूहरूलाई खदाले अध्यक्षज्यूको बाहुलीबाट स्वागत गरियो।

२)प्रमुख सल्लाहकार पूर्वाध्यक्ष मोहन गुरुङज्यूलाई चयन गरियो।

३, उपस्थित हुन नसक्नुहुने सदस्यज्यूहरूले जुम मार्फत हामीसँग जोडिनुभएको थियो।

४, केही समयदेखि निष्क्रिय रहेको कम्युनिटी वेबसाइट र सोसियाल मिडियालाई reactivate गर्ने निर्णय गरियो । त्यसको प्रक्रियामा हुने धेरै कठिनाइहरू प्रेम गुरुङज्यूले विस्तृत रुपमा जानकारी दिनुभएको थियो। उहाँले अर्को नयाँ खोल्ने सुझाव पनि दिनुभएको थियो। तर सकभर हामीले पुरानैलाई नै कन्टिन्यु गर्ने निर्णय गर्यौ।

५. १६ डिसेम्बर म चयन भएको यो कार्यसमितिले दुई महिनाभित्र २९ जना नयाँ मेम्बरहरुलाई आफ्नो कम्युनिटीमा सदस्य बनाउन सफल भएको जानकारी हाम्रो उपाध्यक्ष मुरारि थापाज्यूले दिनुभयो र नयाँ सदस्यहरूको नाम पढेर सुनाउनुभयो।

६, general data protection regulation ध्यानमा राखी यहाँहरुले हामीलाई उपलब्ध गराउनु भएको यहाँहरूको नाम इमेल एड्रेस र फोन नम्बर समाजको कार्यबाहेक अन्य कुनै पनि कुरामा हामीले यो मिसयुज नगर्ने प्रतिबद्धता कार्यसमितिले लिनु भयो।

७, sport secretary दल गुरुङज्यू र ओम महर्जनज्यूको नेतृत्वमा यसपालि गोर्खा कप फुटबल मा भाग लिने भनिएको छ।

यसरी युवाहरूलाई इन्भल्भ गराउँदै गर्दाखेरि कोअर्डिनेटर पनि युवाहरुलाई नै दिनुपर्छ भन्ने सल्लाह काउन्सिलर लक्ष्य गुरुङले दिनुभयो।

यसै सिलसिलामा पूर्व स्पोर्ट्स सेक्रेटरी सुमन प्रधानले पनि वहाको पालामा भएको अनुभवहरू सुनाउनुभयो र युवाहरूको लागि वर्षमा कम्तिमा पनि दुईवटा प्रोग्राम सस्थाले गर्नुपर्छ भन्ने सुझाव पनि दिनुभयो।

८, हालसालै मात्र हाम्रो अध्यक्षज्यूले UNITAS च्यारिटी डिनरमा भाग लिनुभएको थियो र उहाँले अनुभवमा हाम्रो बच्चाहरूको लागि UNITAS फलदायक हुने भन्दै सबै अभिभावकज्यूहरूलाई उहाँहरूको नानीलाई त्यहाँ इन्भल्भ गराउनु हुन अनुरोध गर्नुभयो।

९, pdq caseless मसिनको उपलब्धिका बारेमा उपाध्यक्ष मुरारी थापाज्यूले विस्तृत रुपमा जानकारी दिनुभयो र सस्थाले एउटा मसिन किन्ने निर्णय भयो।

१०, यो संस्था आजसम्म कुनै पनि च्यारिटी संस्थाको रुममा दर्ता नभएकोले भविष्यमा कुनै पनि किसिमको समस्याहरू नआएपरोस् भन्ने हेतुले समाजलाई कसरी च्यारिटीमा र NON PROFIT organizationमा दर्ता गर्न सकिन्छ भन्ने कुराको विस्तृत रुपमा जानकारी एकाउन्टेन्ट द्वय कृष्ण कार्की ज्यू र मनिराज थापाज्यूले दिनुभयो र उपस्थित ४२ जनामध्ये ३३ जनाको भोट NON PROFIT ORGANIZATION मा दर्ता हुनु पर्छ भन्नेमा रहेको थियो। त्यसकारण यस बैठकले non profit organizationमा दर्ता गर्ने भन्ने प्रस्तावलाई पारित गर्यौ र सो कार्यको जिम्मा कृष्ण कार्कीज्यू र मनिराज थापा ज्यूलाई दिएको छ।

११, non profit company दर्ता भइसकेपछि आमा समूहसङ भएको रकमलाई पनि मेन एकाउन्टमा तर छुट्टै एकाउन्ट बनाएर खोल्न सक्ने भएकोले आमा समूहको लागि पनि एकाउन्ट खोल्ने भनिएको छ।

१२, काउन्सिलर कमल गुरुङले काउन्सिलबाट सस्थाको लागि घर प्राप्त गर्न पर्ने मुस्किलहरुको बारेमा विस्तृत जानकारी दिनुभयो उहाँले काउन्सिलरको रुपमा सस्थालाई गर्न सक्ने मद्दत उहाँबाट हुने प्रतिबद्धता जनाउनुभयो। उहाँले समाजको एउटा प्रवक्त हुनु आवश्यक छ भन्ने कुरालाई पनि जोड दिनुभयो। साथै सल्लाहकार दुर्गा गुरुङज्यूले प्रवक्ता political correct person हुनुपर्छ भन्ने कुरामा जोड दिनुभयो।

१३, काउन्सिलर लक्ष्य गुरुङज्यूले सस्थाको सुरुवाती दिनदेखि आफूले सस्थालाई गरेको योगदान र कार्यहरूको स्मरण गराउँदै अबका दिनहरूमा पनि उहाँको साथ सपोर्ट हुने प्रतिबद्धता जनाउनुभयो।

१४, हाम्रो सस्था अरु संस्थाहरुसँग कसरी हाते मालो गरेर अगाडि जाने भन्ने कुराको विस्तृत जानकारी अध्यक्षज्यु ले दिनुभयो।

१५, संस्थामा आबद्ध handyman हरुलाइ जस्तै इलेक्ट्रिसियन, प्लम्बर ,मोर्गेस एडभाइजरहरू, एकाउन्टेन्सहरू ,डक्टरहरु कुनै पनि पेशाका ब्यक्तिहरुसङ सहकार्य गरेर र उहाँहरूकै कन्सेन्ट लिएर उहाँहरूको सम्पर्क नम्बरहरू संस्थाको भाइबरमा हालिनेछ। यदि यहाहरूलाई कुनै किसिमको सेवाको आवश्यक परेमा उहाँहरु मार्फत सेवा लिन सक्नुहुनेछ।

१६, यस संस्थामा Burnt Oak का मात्र नभई लन्डनको धेरै ठाउँबाट आबद्ध हुनुहुने सदस्यहरु हुनुहुन्छ र हुन चाहनेहरू पनि धेरै हुनुहुन्छ। यसै कुरालाई मध्यनजर राखी समाजलाई अलिकति फराकिलो पारेर लैजाने हिसाबले संस्थाको नाम परिवर्तनबारे हामीले बैठकमा प्रस्ताव पेश गरेका थियौ। धेरै प्रतिशत मेम्बरहरूको उपस्थिति नभएको कारणले गर्दा हामीले यो कुरालाई भाइबर मार्फत भोटिङ पोल गर्ने निर्णय गरेका छौं।

१७, आमा समूहको लागि समर आउटिङ पिकनिक जाने भनिएको छ तर मिति र स्थान तोकिएको छैन।

र अन्तमा अध्यक्षज्यूले उपस्थित हुने सम्पूर्णलाई पुन धन्यवाद दिँदै, आगामी दिनहरूमा पनि यस्तै साथ सपोर्टको अपेक्षा राख्दै सभा समापन भएको थियो।

धन्यवाद

हेलिशा गुरुङ

GS BONC

मितिः 17/03/2024 शनिबारको दिन

आज बर्न्टओक नेपाली समाज का अद्क्ष्य श्री खामिर जंग गुरुङ को सभापतित्वमा औपचारिक बैठक संस्थाक पधादिकारीज्युहरु, पूर्व अधक्ष्यज्यु, सल्लाहकारज्युहरु, काउन्सिलर द्वय र साधारण सदस्यज्यु हरुको उपस्थितिमा उपाद्क्ष्य श्री मुरारी थापाज्युको निवासमा सुसम्पन्न भयो!

आजको बैठकका केहि हाइलाइट्स

श्री कृष्ण कार्की ज्युले संस्था लाइ नन प्रोफिट अर्गनाइजेसनको दर्ता प्रक्रिया बारे उठेका प्रश्नहरुको जवाफ दिनुभयो र अहिले जोडिएको "लिमिटेड" सब्द हटाइ बर्न्टओक नेपाली समाज मात्र राख्नको लागि प्रक्रिया सुरु गरिसकेको र आर्को हप्ता सम्म कम्पनीज हाउस बाट स्वीकृति आउने छ !

अब संस्था को दुइओओटा बैंक एकाउन्ट हुनेछन अनि आमा समुहले छुट्टै बैंक एकाउन्ट चलाउन पाउने तर अन्तिममा अकाउन्ट फाइल गर्दा दुवै एकैसाथ गरिने छ!

नया सदस्यहरुको अपडेट

हालसम्म जम्मा १३७ लाइफ मेम्बर बन्नुभएको छ, यो वर्ष मात्र ३५ भन्दा बढिले लाइफ मेम्बर्शिप लिनुभएको छ !

हरेक मेम्बर्शिपको पर्सनल डाटा संस्थामा राख्नको लागि पहल गरिएको छ तर डाटा प्रोटेक्सनले गर्दा हामी गर्न सकिरहेका छैनौ, अब सबैको कन्सेंट लिएर डाटा स्टोर गर्न सकिने, र तेस्को सहि सदुपयोग हुनेमा प्रतिबद्धता गरियो ! तेस्को बारेमा सदश्य सुधिर गौतमले ब्रिफिंग गर्नु भयो !

संस्थाको भवनको अपडेट

काउन्सलर श्री कमल गुरुंगले हुनलागिरहेको संस्थाको भवनको बारेमा पहल भैरहेको कुरा ब्रिफिंग गर्नु भयो अनि हामीले पाउनेमा लगभग निश्चित नै भैसकेको जानकारी भयो, तर हामी सबै धैर्य भएर बस्न हार्दिक अनुरोध छ! येस्को अपडेट निकट भबिष्यमा सदश्यहरुलाई जानकारी गराईराखिने छ !

मुख्य अजेण्डा :

बीसौं बर्सिक उत्सव कसरि मनाउने भन्ने बारेमा ठुलो छलफल भयो , सेन्ट अल्फेज हाल १२:३० पछि मात्र उपलब्द हुने हुनाले मार्क्यु अघिल्लो दिन नै लगाउन पर्ने देखिन्छ, तेस्को लागि पुनः एकपटक केयर टेकर लाइ सम्पर्क गर्नपर्ने देखियो ,

हामीले पहिला बार्बिक्यु सुरु गरि स्पेसल गेस्टहरुलाइ 5 बजे पछि मात्र बोलाउने,

सबै सदश्यहरुले आआफ्नो भेषभुसा अनुसारका पोशाक लगाउन अनुरोध गरिएको छ

हाम्रा गेस्टहरु :

Ambassador Of Nepal

Mayor of Barnet

MP of Barnet

Representative from:

TamuDhee UK /Tamu Samaj / NBC / Yeti Nepali Association / Kodek UK / Pokhara Manch

Defence Attachee

Martin Russell

हाम्रो यो बीसौं बर्सिकउत्सव मनाउनको लागि बजेटको पनि तेत्तिकै जरुरि हुने भएकोले अब हामीले लोकल स्पोंसर्शिप ड्राइभ सुरु गर्नु पर्ने भएको छ , तेस्को लागि अबिलम्ब लोकल बिजनेस संग डोनेसनको लागि पत्राचार गर्न सुरु गर्नुपर्ने छ

हाम्रो नजरमा भएका नेपाली ब्यबशायी अथवा अरु केहि ब्यबशायी हरु

Peepal Mortgage

Deurali Travels

Goldenships

Himalaya Restaurant Sudbury

Jay Krishna Jewellers

Everest Spices ( Milan Bhattarai)

Kingsbury Auto

Net Try Shop

Sugar Spice Restaurant

Gurkha Palace Aldershot

Sikha London

Himalayan Trading ( Rajan Phuyal)

Empire Hall

A star Mortgage

IME London

Travel Consol

Kaman Waiba

Everest Supermarket

Newaa Chhe

Bhatti Restaurant

Third Eye

Royal sandwich

Maxwell Estates

Community Website:

Our Member Mr Sudhir Gautam will be helping community Build a new website Thank you Sudhir

Upcoming Meeting will be held early hours or late afternoon ( Please attend strictly on GMT if you have confirmed attending)

स्वादिस्ट खाना सहित अति सौहार्द बाताबरणमा मिटिंग होस्ट गर्नु भएकोमा हाम्रा उपादक्ष श्री मुरारी थापा र शिखा थापालाई कम्युनिटी को तर्फबाट हार्दिक धन्यबाद